Herbapol

Polityka prywatności – informacja na temat przetwarzania Państwa danych osobowych przez „HERBAPOL-LUBLIN” S.A.

Dziękujemy za zainteresowanie ochroną danych na naszej stronie internetowej. Jako firma odpowiedzialna i działająca etycznie szanujemy prawo do ochrony danych osobowych naszych współpracowników, kontrahentów i partnerów. W związku z tym, chcemy przedstawić Państwu informację na temat zasad ochrony danych osobowych funkcjonujących w „HERBAPOL – LUBLIN” S.A. z siedzibą w Lublinie.

Dane osobowe to informacje, które są bezpośrednio lub pośrednio przyporządkowane albo możliwe do przyporządkowania do konkretnej osoby. Podstawę prawną ochrony danych stanowi w szczególności Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) „HERBAPOL- LUBLIN” S.A. przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych każdorazowo identyfikuje cel, podstawę prawną do ich przetwarzania oraz określa okres retencji danych.

Kim jest Administrator Danych Osobowych?

Zgodnie z art. 13 i art. 14 ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. (RODO) informujemy, iż Administratorem Państwa danych osobowych w przypadku kiedy przedstawiacie Państwo swoje dane jest „HERBAPOL- LUBLIN” S.A. z siedzibą w Lublinie (kod pocztowy 20-471) przy ul. Diamentowej 25, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin- Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000027463, kapitał zakładowy 691.365,00 PLN – opłacony w całości; NIP 712-015-53-64, REGON 430723174

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych z którym można się skontaktować za pośrednictwem poczty e-mail pod adresem iod@herbapol.com.pl, telefonicznie pod nr 81 748 82 19 lub listownie na adres HERBAPOL- LUBLIN S.A. ul. Diamentowa 25, 20-471 Lublin.

Jaki jest cel, zakres i podstawa prawna przetwarzania danych?

Państwa dane osobowe przetwarzamy na różnych podstawach prawnych i w celach adekwatnych do okoliczności oraz wzajemnych relacji, w szczególności:

W przypadku wyrażenia stosownej zgody na przechowywanie w Państwa urządzeniu plików cookies i innej podobnej technologii oraz uzyskiwanie dostępu do niej (więcej informacji na ten temat w naszej Polityce Cookies) możemy rozpocząć przetwarzanie Państwa danych osobowych, w tym informacji o Państwa aktywności na stronie internetowej. Pozwala to na lepsze dopasowanie wyświetlanych lub przekazywanych treści do Państwa indywidualnych preferencji i zainteresowań. Jako podstawa prawna wymienionego powyżej przetwarzania danych służy artykuł 6 ust. 1 lit. f) RODO
W celu dostosowania zawartości naszych stron internetowych do preferencji użytkowników i ich ciągłej optymalizacji, na podstawie artykułu 6 ust. 1 lit. f) RODO korzystamy z Google Analytics, usługi analitycznej świadczonej przez firmę Google Inc. („Google”). Nasz uzasadniony interes wynika z przedstawionych poniżej celów. W tym kontekście tworzone są spseudonimizowane profile użytkowników i wykorzystywane pliki cookie. Plik cookie generuje przy tym następujące informacje dotyczące korzystania z tej strony internetowej: typ / wersja przeglądarki, używany system operacyjny, adres URL (strony odwiedzonej wcześniej), godzina wysłania zapytania na serwer. Informacje te są używane do analizy korzystania z naszych stron internetowych, sporządzania raportów o aktywności na tych stronach oraz do świadczenia innych usług związanych z korzystaniem ze stron internetowych i Internetu w celu przeprowadzenia badań rynkowych i dostosowania zawartości tych stron internetowych do preferencji użytkowników. Adresy IP są anonimizowane, tak aby nie było możliwe ich przyporządkowanie (tak zwane maskowanie IP). Mogą Państwo zapobiec instalacji plików cookie poprzez odpowiednie ustawienie swojej przeglądarki internetowej; jednakże wskazujemy, że w takim wypadku nie będzie możliwe korzystanie ze wszystkich funkcji tej strony internetowej w całym zakresie. Więcej informacji na temat ochrony danych w odniesieniu do Google Analytics można znaleźć na stronie internetowej Google Analytics. Informacje wygenerowane w plikach cookie są wysyłane na serwer Google w USA i tam zapisywane. W żadnym wypadku Państwa adres IP nie jest powiązywany z innymi danymi Google.
W przypadkach, gdy zwróciliśmy się do Państwa o przedłożenie oferty współpracy lub gdy otrzymaliśmy od Państwa ofertę, Państwa dane takie jak: imiona, nazwiska nr identyfikacyjne, dane adresowe i kontaktowe przetwarzamy w celu wykonania czynności przygotowanych niezbędnych do zawarcia umowy, zawarcia umowy, a następnie wykonania wzajemnych obowiązków strony umowy, (podstawa prawna - Art. 6 ust. 1 lit b RODO),
W przypadku, gdy prowadzicie Państwo działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu placówek handlowych Państwa dane takie jak: imiona, nazwiska nr identyfikacyjne, dane adresowe i kontaktowe przetwarzamy w celach kontaktowych (korespondencji mailowej, tradycyjnej bądż telefonicznej), nawiązania współpracy, zapewniania dostawy towarów z naszej oferty handlowej oraz przygotowania oferty marketingowej dostosowanej do potrzeb klientów Państwa placówek handlowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit f RODO),
W przypadku, gdy reprezentujecie Państwo swojego pracodawcę (zleceniodawcę) w relacjach umownych z naszą Spółką, Państwa dane osobowe: imiona, nazwiska nr telefonu, adres, adres e-mail przetwarzamy w celach kontaktowych i wykonania wzajemnych zobowiązań stron, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit f RODO),
W przypadku dokonania transakcji nabycia towarów i/lub usług Państwa dane osobowe: imiona, nazwiska, nazwę działalności, nr identyfikacyjne, dane adresowe i kontaktowe przetwarzamy w celu wystawienia lub rozliczenia, a następnie przechowywania faktury (rachunku), jak również innych dokumentów poświadczających dostawę towarów, wykonanie usługi, co stanowi zarówno realizację wymagań prawnych, do których przestrzegania zobligowany jest Administrator jako podatnik (podstawa prawna - Art. 6 ust. 1 lit c RODO), jak również realizację prawnie uzasadnionych interesów realizowany przez Administratora ( podstawa prawna - Art. 6 ust. 1 lit f RODO),
W przypadku, gdy podjęliście Państwo z nami kontakt wskazując na zalety lub wady naszych produktów w tym również przedłożyliście reklamację, Państwa dane: imiona, nazwiska nr, dane adresowe i kontaktowe przetwarzamy w celu kontaktu z Państwem przygotowania i odpowiedzi na reklamację, zaś w przypadku uznania reklamacji za zasadą przesłania do produktu wolnego od wad, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora (podstawa prawna - Art. 6 ust. 1 lit f),
W przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na wykorzystanie Państwa danych w celu promocji i marketingu naszych produktów w tym przykładowo: konkursów, promocji, loterii, otrzymania newslettera lub innych działań (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit a RODO) – „zgoda” . W takim przypadku mogą Państwo cofnąć zgodę w dowolnym momencie, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; odmowa wyrażenia zgody lub jej wycofanie spowoduje, że Spółka nie będzie mogła przetwarzać Państwa danych w celach wskazanych w zgodzie. Żeby wycofać zgodę lub wyrazić sprzeciw wystarczy wysłać e-mail lub pismo pocztą tradycyjną na adres Administratora lub Inspektora Ochrony Danych.

W przypadku obrony przed roszczeniami i dochodzenia roszczeń. Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych będzie tu nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości obrony przed roszczeniami i dochodzeniu ich (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz w przypadku archiwizowania dokumentów. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku wypełnianie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO).

W razie, gdy aplikujecie Państwo do pracy w HERBAPOL- LUBLIN S.A. lub zostaliście już pracownikami o celach, podstawach prawnych, zakresie przetwarzania danych oraz okresie ich przechowywania zostaniecie Państwo poinformowani w ramach procesu rekrutacji i/lub zawierania umowy.

Jak długo przetwarzamy Państwa dane?

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju realizowanych funkcji biznesowych i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może wynikać z przepisów, w przypadku, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej rozwiązania.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane.

Dane opracowane statystycznie są usuwane w Google Analytics maksymalnie po 50 miesiącach. W raportach sporządzonych na podstawie Google Analytics nie znajduje się żadne odniesienie do osoby.

Komu powierzamy Państwa dane?

Pozyskane od Państwa dane osobowe mogą być w ramach ich przetwarzania w celach wskazanych powyżej udostępniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za dostarczanie i obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi bankowe, prawne, księgowe, audytowe, konsultingowe, spedycji i przewozu towarów oraz operatorom pocztowym, kurierom, agencjom marketingowym i rekrutacyjnym, a także podmiotom i instytucjom, które są uprawnione do uzyskania informacji na podstawie przepisów prawa.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

Czy muszą Państwo podawać swoje dane osobowe?

Przetwarzanie pozyskanych od Państwa danych przez Administratora opiera się na zasadzie dobrowolności, jednakże odmowa podania danych może uniemożliwić podjęcie działań, o które Państwo wnoszą lub których podjęcie oferujecie.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników / współpracowników.

Przekazywanie danych do państw trzecich (poza EOG)

Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez: współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych; stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską; stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy; w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (ang. Privacy Shield) zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.

Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

Jakie mają Państwo prawa?

W przypadkach i na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych mają Państwo prawo do:

a.) uzyskania dostępu do swoich Danych osobowych (art. 15 RODO),

b.) sprostowania swoich Danych osobowych, gdy są niekompletne lub nieprawidłowe (art. 16 RODO),

c.) usunięcia swoich wszystkich lub niektórych Danych osobowych (art. 17 RODO),

d.) ograniczenia wykorzystania Danych osobowych (art. 18 RODO),

e.) przenoszenia Danych osobowych Użytkownikowi lub innemu wskazanemu podmiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie, jeżeli wykorzystujemy dane osobowe Użytkownika na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy (art. 20 RODO),

f.) cofnięcia wyrażonej zgody na wykorzystywanie Danych osobowych w dowolnym momencie – jeżeli Dane osobowe Użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem ich wykorzystywania na podstawie zgody przed jej cofnięciem (art. 7 RODO),

g.) wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Użytkownika wobec wykorzystywania jego Danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów „HERBAPOL – LUBLIN” S.A. Na skutek wniesienia sprzeciwu „HERBAPOL – LUBLIN” S.A. rozważy, czy – ze względu na szczególną sytuację Użytkownika – ochrona jego interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując Dane osobowe Użytkownika. Jeżeli sprzeciw Użytkownika okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, Dane osobowe zostaną usunięte (art. 21 ust. 1 RODO).

Niezależnie od powyższego przysługuje Państwu także prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Bezpieczeństwo danych osobowych

W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator - „HERBAPOL-LUBLIN” S.A. wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są dokonywane tylko przez osoby uprawnione. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych

Jeżeli mają Państwo pytania lub wątpliwości w zakresie ochrony Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt.